THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

Nguyễn Như Phong

Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp

Đại học Bách Khoa TPHCM

Thiết kế côgn việc xác định các thành phần tạo nên một côgn việc cho một cá thể hay một nhóm nhân viên.

Thiết kế côgn việc bao gồm:

Chuyên môn hóa côgn việc
Mở rộng côgn việc
Tâm lý trong côgn việc
Khuyến khích làm việc
Phương pháp làm việc

a. Chuyên môn hóa côgn việc

Chuyên môn hóa côgn việc là giao cho mỗi nhân viên một côgn việc chuyên biệt, cùng với côgn cụ hỗ trợ thực hiện côgn việc. Chuyên môn hóa côgn việc giúp dễ dàng chọn lựa nhân viên cho côgn vịêc, dễ dàng trả lương cho nhân viên.

Theo Adam Smith, chuyên môn hóa công việc giúp thực hiện công việc hiệu quả hơn, giảm thiểu chi phí nhân côgn vì các lý do sau:

Nhân viên ngày một khéo léo hơn, học hỏi nhanh hơn vì côgn vịêc đựơc lập đi lập lại.
Tốn ít thời gian hơn do nhân viên không thay đổi công việc và côgn cụ.
Giảm thiểu đầu tư vì mỗi nhân viên chỉ có một ít côgn cụ đặc biệt cho 1 côgn việc riêng biệt.

Chi phí nhân côgn có tương quan với kỹ năgn thực hiện côgn việc. Babbage kiến nghị trả lương nhân viên theo kỹ năng cần thiết để thực hiện côgn việc.

b. Mở rộng côgn việc

Mở rộng côgn vịêc cải tiến chất lượgn côgn việc theo tư duy hiện đại nhằm khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả. Mở rộng côgn vịêc bao gồm các hình thức sau, theo thứ tự tăng dần hiệu quả khuyến khích:

Mở rộng nhiệm vụ.
Xoay vòng công việc
Tự quản công việc
Trao quyền côgn vịêc
Nhóm tự chủ

Mở rộng nhiệm vụ thêm nhiệm vụ mới cho côgn vịêc hiện tại. Nhiệm vụ mới khôgn đòi hỏi kỹ năng mới, chỉ cần kỹ năng tươgn tự cho côgn vịêc hiệnt tại. Xoay vòng công việc di chuyển nhân viên từ côgn việc chuyên môn này sang một côgn việc chuyên môn khác.

Tự quản công việc trao cho nhân viên quyền tự quản lý côgn việc, hay là quyền họach định và kiểm sóat côgn việc. Phần lớn nhân viên đều muốn công việc mang tính thách thức. Tự quản trong công việc là một thách thức, một động cơ thúc đẩy sự làm việc có chất lượng của nhân viên.

Trao quyền là quá trình ủy nhiệm quyền ra quyết định cho nhân viên trong một tổ chức. Trao quyền không chỉ là ủy nhiệm quyền ra quyết định, đào tạo cho nhân viên có năng lực ra quyết định, hỗ trợ khi có sai sót xảy ra khi thực hiện, mà còn có nghĩa khuyến khích nhân viên chủ động trong công việc, cũng như mở rộng phạm vi công việc, cải tiến hiệu quả làm việc của mình. Khi nhân viên được trao quyền, họ có cảm giác được làm chủ, có trách nhiệm, có sự tin tưởng của lãnh đạo và được chia sẽ các thông tin mật của tổ chức từ đó họ sẽ có trách nhiệm hơn, họat động có chất lượng hơn sự thay đổi này chính là sự thay đổi văn hóa chất lượng.

Nhóm tự chủ là nhóm các nhân viên được trao quyền thực hiện côgn việc nhằm đạt được một mục tiêu chung của nhóm. Nhóm tự chủ thực hiện hiệu quả côgn vịêc vì khuyến khích sự tin cậy và hợp tác lẫn nhau trong nhóm, trao quyền cho nhân viên trong nhóm, đồng thời cung cấp các đặc tính côgn việc làm thỏa mãn tâm lý của nhân viên. Để tăng hiệu quả của nhóm tự chủ, quản lý cần:

Đảm bảo tư cách thành viên cho những người có đóng góp cho nhóm.
Cung cấp những hỗ trợ cần thiết.
Đảm bảo đào tạo cần thiết.
Xác định mục tiêu rõ ràng cho nhóm
Khen thưởng côgn nhận đầy đủ và đúng lúc.

c. Tâm lý trong côgn việc

Chiến lược nhân sự hiệu quả cần xét đến yếu tố tâm lý khi thiết kế côgn việc. Thiết kế côgn việc cần thỏa yêu cầu tâm lý tối thiểu của nhân viên. Theo Hackman và Oldham (1980), 5 đặc tính công việc giúp công việc có ý nghĩa và làm thỏa mãn yêu cầu tâm lý của nhân viên:

Kỹ năng – Yêu cầu về kỹ năng của công nhân để thực hiện công việc.
Tính đồng nhất – Thực hiện công việc từ đầu đến cuối, thấy được kết quả.
Tính quan trọng – Mức độ ảnh hưởng khách hàng bên trong và bên ngòai.
Tính tự quản – Mức độ tự kiểm sóat trong họach định và thực hiện công việc
Tính phản hồi – Mức độ phản hồi kết quả công việc

d. Khuyến khích làm việc

Khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả là rất quan trọng cho mọi tổ chức. Có nhiều hình thức khuyến khích dựa vào lý thuyết động cơ. Lý thuyết động cơ giúp hiểu được sự thay đổi hành vi con người dưới các tác động thúc đẩy, khuyến khích từ bên ngòai. Một số lý thuyết động cơ:

Lý thuyết thỏa mãn công việc
Lý thuyết X và Y
Lý thuyết mức nhu cầu

e. Phương pháp làm việc

Phân tích phương pháp làm việc nhằm xác định công việc sẽ được thực hiện như thế cho có hiệu quả và an tòan. Các công cụ thường dùng phân tích phương pháp làm vịêc bao gồm:

Biễu đồ dòng côgn việc
Lưu đồ quá trình
Biễu đồ họat động người - máy
Biễu đồ thao tác tay

Biễu đồ dòng côgn việc biễu diễn dòng di chuyển của con người hay vật tư trong mặt bằng sản xuất để có cái nhìn trực quan nhằm cải tiến dòng côgn việc. Lưu đồ quá trình sử dụng các kí hiệu để biễu diễn dòng công việc. Các kí hiệu trong dòng côgn vịêc bao gồm kí hiệu gia côgn, lắp ráp, di chuyển, kiểm tra, chờ đợi và lưu trữ như ở hình sau. Lưu đồ quá trình thường được dùng để nhận dạng và lọai bỏ các lãng phí trong dòng côgn việc.

Biễu đồ họat động người-máy biễu diễn các họat động và thời gian của nhân viên vận hành máy và của máy như ở hình sau. Biễu đồ họat động người-máy thường được dùng để tỷ lệ thời gian làm việc của người và máy để làm cơ sở cải tiến hiệu suất làm việc của người và máy.

Biễu đồ thao tác tay mô tả các bước vận hành tay trái và tay phải khi thực hiện côgn việc với các thao tác gia công, lắp ráp, di chuyển, chờ đợi, kiểm tra, nghĩ như ở hình sau. Biễu đồ vận hành tay thường dùng để nhận dạng và lọai bỏ các thao tác thừa, các thời gian chờ đợi vô ích để cải tiến côgn việc.

TLTK

Nguyễn Như Phong. Quản lý sản xuất. NXBĐHQG. 2013. ISBN: 978-604-73-1640-3.