CẢI TIẾN  HỆ THỐNG TỒN KHO

Nguyễn Như Phong

Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp

Đại học Bách Khoa TPHCM

a. Chỉ số tồn kho

Chỉ số tồn kho đo lường hiệu quả vận hành của hệ thống tồn kho. Các chỉ số tồn kho thường dùng bao gồm:

-   Giá trị tồn kho tích hợp AIV

-   Tỷ số tồn kho – doanh số ISR

-   Thời gian cung ứng DOS

-   Tỷ số xoay vòng tồn kho IT

Giá trị tồn kho tích hợp AIV là tổng giá trị tồn kho được tính theo chi phí. Nhiều tổ chức thiết lập ngân sách hay giới hạn đầu tư cho mỗi nhóm vật tư tồn kho. Chỉ số Giá trị tồn kho tích hợp được dùng cho 1 nhóm lớn vật tư, không cho 1 loại vật tư, là chỉ số đơn giản, dễ dùng nhưng có tính động, thay đổi theo mức tồn kho.

Giá trị tồn kho tích hợp càng cao, đầu tư tồn kho càng lớn. Cải tiến hệ thống tồn kho nhằm mục đích giảm giá trị tồn kho tích hợp.

Tỷ số tồn kho – doanh số ISR là tỷ số giữa giá trị tồn kho tích hợp tính theo chi phí và doanh số hàng năm AS

ISR = AIV / AS

Tỷ số tồn kho – doanh số ISR phản ảnh quan hệ biến thiên theo thời gian giữa tồn kho và doanh số, có thể thay đổi lớn theo chi phí và giá bán. Khi lợi nhuận thay đổi, tỉ số tồn kho – doanh số có thể ít ý nghĩa trong việc so sánh, đánh giá hiệu quả của hệ thống tồn kho. Cải tiến hệ thống tồn kho nhằm giảm tỷ số tồn kho – doanh số.

Thời gian cung ứng DOS là tỷ số giữa tổng giá trị tồn kho tính TIV theo chi phí và lượng bán hàng ngày DS tính theo chi phí.

DOS = TIV/DS

Chỉ số này có thể mất ý nghĩa khi không duy trì và kiểm sóat chi phí hàng bán. Cải tiến hệ thống tồn kho giúp giảm đầu tư tồn kho, giảm thời gian cung ứng. Tuy nhiên, giảm thời gian cung ứng có thể dẫn đến tăng xác suất hết hàng, giảm mức phục vụ.

Tỷ số xoay vòng tồn kho ITO đo lường chu kỳ sử dụng và thay đổi vật tư, là tỷ số giữa chi phí  hàng bán và tồn kho trung bình hàng năm

ITO = COGS / AII

Tỷ số phản ánh số lần xoay vòng tồn kho trong một năm. Xoay vòng tồn kho cao có nghĩa là giảm đầu tư tồn kho, tiết kiệm chi phí tồn trữ nhưng có thể thường xuyên hết hàng và tăng chi phí hết hàng, giảm mức phục vụ. Cải tiến hệ thống tồn kho có thể nhằm mục đích tăng tỷ số xoay vòng tồn kho.

b. Cải tiến hệ thống

Các phương pháp cải tiến hệ thống tồn kho có thể liệt kê như sau:

·         Chuẩn hóa vât tư tồn kho.

·         Giảm thời gian mua sắm.

·         Giảm thời gian sản xuất.

·         Ít nhà cung cấp.

·         Thông báo nhu cầu hàng năm.

·         Hợp đồng lượng mua cực tiểu.

·         Mua ủy thác.

·         Xem xét chi phí vận chuyển.

·         Đặt hàng kinh tế.

·         Kiểm soát khu vực lưu trữ.

·         Dự báo tốt hơn.

·         Lọai bỏ tồn kho thặng dư.

·         Cải thiện hồ sơ tồn kho.

·         Cải thiện họach định năng lực .

·         Cực tiểu thời gian thiết lập.

·         Đơn giản hóa sản phẩm.

·         Vận hành nhiều ca.

·         Cải tiến liên tục.

c. Gỉam thiểu tồn kho

Tư duy tinh gọn xem tồn kho che dấu các khuyết tật của hệ thống sản xuất. Khi giảm tồn kho, nước chảy đá bày, các khuyết tật của hệ thống sẽ được bộc lộ, lọai bỏ để cải tiến hệ thống. Tư duy tinh gọn cũng xem tồn kho là lãng phí cần được giảm thiểu và lọai bỏ.

Một tổ chức muốn gia tăng lợi nhuận thì phải gia tăng doanh số hàng bán hay giảm thiểu chi phí. Trong môi trường kinh tế bất định và đầy cạnh tranh, việc gia tăng doanh số thường là khó khăn hơn là giảm thiểu chi phí. Lãnh đạo tổ chức thường tập trung vào dòng tiền tệ và lợi nhuận đầu tư  từ tài sản cố định. Tồn kho thường là một tài sản đầu tư quan trọng, nên trong nhiều tổ chức thường đặt mục tiêu giảm thiểu tồn kho để cải thiện vận hành và giảm thiểu chi phí hệ thống.

Tồn kho hệ thống thay đổi liên tục theo thời gian theo các chuyển dịch tồn kho và cần kiểm tra liên tục. Giảm thiểu tồn kho bắt đầu bằng việc phân tích thành phần tồn kho bao gồm nguyên liệu, bán phẩm, thành phẩm và phụ tùng. Chiến lược giảm thiểu tồn kho là bắt đầu từ loại vật tư giá trị cao, và tập trung vào các loại vật tư khác theo thứ tự giá trị giảm dần.

d. Gỉam thời gian chờ

Các tổ chức cạnh tranh theo thời gian nhằm có khả năng phân phối nhanh hơn đối thủ. Tổ chức ở đây có phạm vi không chỉ là nhà sản xuất mà cả chuỗi cung ứng bao gồm từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất và nhà phân phối.

Nhằm cạnh tranh theo thời gian, tổ chức xem xét các họat động trong tổ chức, giảm thiểu hay lọai bỏ các họat động lãng phí, từ đó giảm thời gian trong chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất và nhà phân phối, tăng sự cạnh tranh theo thời gian của cả chuỗi cung ứng.

Theo tư duy tinh gọn là lãng phí là những gì tiêu tốn nguồn lực nhưng không tạo ra hay gia tăng giá trị, lãng phí cần được lọai bỏ. Các họat động lãng phí thời gian là các họat động cần nhiều thời gian hơn cần thiết hay tiêu tốn thời gian nhưng không gia tăng giá trị. Các lãng phí cần lọai bỏ có thể kể ra như thời gian hư hỏng, thời gian thiết lập, thời gian chờ đợi, hoạt động không đồng bộ, xếp hàng, tối ưu cục bộ trên chuỗi cung ứng, …

Qủan lý thời gian phải phân tích hiện trạng, khảo sát dòng vật tư, dòng thông tin, xem xét các hoạt động, đánh giá họat động nào là lãng phí, tiêu tốn thời gian nhưng không gia tăng giá trị để có thể giảm thiểu hay lọai bỏ nếu có thể.

Lãng phí thời gian có thể do các nguyên nhân:

-   Điều độ sản xuất.

-   Chất lượng

-   Bố trí mặt bằng.

Điều độ sản xuất kém như nối tiếp các họat động độc lập hay không đồng bộ các họat động phụ thuộc. Lãng phí thời gian do chất lượng như sản xuất chi tiết hư hỏng hay phải làm lại. Lãng phí thời gian do bố trí mặt bằng không hợp lý, tạo dòng sản phẩm không hiệu quả.

Dòng vật tư trong chuỗi cung ứng bao gồm các di chuyển nguyên liệu  từ nhà cung cấp đến kho nguyên liệu, di chuyển nguyên liệu từ kho đến xưởng, di chuyển bán phẩm trong xưởng, di chuyển thành phẩm vào kho thành phẩm, di chuyển sản phẩm trong mạng phân phối trước khi đến khách hàng. Dòng vật tư này được quản lý bởi nhiều bộ phận như bộ phận mua hàng, hậu cần, kho, sản xuất, phân phối, … Các bộ phận này thường thiếu sự phối hợp chặt chẻ. Hệ thống thông tin về thời gian, số lượng, chất lượng của dòng vật tư trên chuỗi thường không được tích hợp. Chiến lược cải tiến là đơn giản hóa, tự đông hóa, và tích hợp hóa cả hệ thống thông tin và hệ thống vật lý của dòng vật tư trên chuỗi.

Mục đích tối hậu của việc giảm thời gian chờ không chỉ là cắt giảm thời gian mà còn là tăng sản lượng. Mục đích này thực hiện bởi triết lý lý thuyết ràng buộc TOC. Đầu tiên điểm nghẽn quan trọng nhất của hệ thống được xác định, phân tích và tối ưu hóa để cải thiện hệ thống giảm thời gian, tăng sản lượng. Hệ thống mới lại có điểm nghẽn mới. Điểm nghẽn mới lại được xác định, phân tích và tối ưu hóa để cải thiện hệ thống. Quá trình cải tiến liên tục cứ tiếp diễn như vậy với mục đích thời gian ngày càng giảm và sản lượng ngày càng gia tăng.

TLTK

Nguyễn Như Phong. Quản lý sản xuất. NXBĐHQG. 2013. ISBN: 978-604-73-1640-3.