KAIZEN VÀ CHẤT LƯỢNG

Nguyá»…n NhÆ° Phong.

Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp.

Đại học Bách Khoa ĐHQG

 

          Triết lý Kaizen trong chất lượng cần thiết sự tham gia của mọi người. Lãnh đạo cần tham gia hoạt động chất lượng, bộ phận chất lượng liên lạc thường xuyên với lãnh đạo. Quan hệ quản lý nhân viên gần gủi, nhân viên dễ dàng đưa ra kiến nghị cải tiến chất lượng, năng suất. Kaizen quan tâm đến từng chi tiết một ở nơi sản xuất, nhằm quyết định thành công của sản phẩm ở thị trường tiêu thụ. Với Kaizen, hoạt động chất lượng không chỉ được đẩy mạnh ở trong tổ chức mà còn ở ngoài tổ chức qua các hiệp hội liên quan đến chất lượng.

          Đặc điểm Kaizen trong chất lượng bao gồm:

          - Chất lượng trước hết.

          - Mọi người tham gia hoạt động chất lượng.

          - Con người có chất lượng.

          - Nhấn mạnh đào tạo và huấn luyện.

          - Kiến thức chất lượng phổ biến cho mọi người.

          - Định hướng khách hàng

          - Khách hàng tiếp theo

          - Định hướng quá trình

          - Chuẩn hóa và cải tiến

          - Dữ kiện, thông tin và công cụ.

          - Phổ biến các nhóm chất lượng.

 

1.       CHẤT LƯỢNG TRƯỚC HẾT

 

          Kaizen đặt chất lượng trước hết, chứ không phải lợi nhuận. Chất lượng là mục tiêu hàng đầu của tổ chức. Chất lượng liên quan đến các lĩnh vực cải tiến chất lượng, giảm chi phí, giao hàng đúng hẹn, an toàn sản xuất. Khi chất lượng được quan tâm, bản thân lợi nhụân sẽ tự đến.

          Chất lượng ảnh hưởng tích cực đến thời gian, năng suất, chi phí, doanh thu, lợi nhuận và giá trị. Thời gian sản xuất là yếu tố quan trọng nhằm tăng lợi thế cạnh tranh của tổ chức. Chất lượng cải tiến làm giảm lỗi sản phẩm, giảm lượng sản phẩm phải làm lại, giảm các công đoạn thừa từ đó làm giảm thời gian sản xuất. Năng suất được định nghĩa là tỷ số giữa sản lượng đầu ra và nguồn lực đầu vào. Nguồn lực đầu vào có thể là nhân lực, vật tư, hay tài lực. MacCracken & Kaynak, 1996 đã nghiên cứu và có kết luận khi chất lượng  gia tăng, năng suất gia tăng.

          Về chi phí, khi chất lượng thiết kế gia tăng, chi phí sẽ gia tăng tuy nhiên khi chất lượng phù hợp gia tăng chi phí sẽ giảm. Chiến lược chất lượng ở đây là dùng tiết kiệm chi phí do chất lượng phù hợp, giảm lỗi quá trình, lỗi sản phẩm để bù cho sự gia tăng chi phí do chất lượng thiết kế gia tăng, dẫn đến kết quả không tăng giá thành sản phẩm mà vẫn tăng tính năng sản phẩm, từ đó tăng sự thỏa mãn và hài lòng của khách hàng.

          Chất lượng  với hướng đến giảm thiểu lỗi sản phẩm và lỗi trong quy trình, làm giảm chi phí. Mặt khác chất lượng cũng hướng đến gia tăng tính năng sản phẩm làm tăng doanh thu, từ đó tăng lợi nhuận. Giá trị được định nghiã là tỷ số giữa chất lượng và giá thành. Cải tiến chất lượng  nhưng vẫn không tăng chi phí từ đó gia tăng giá trị.

 

2.       THAM GIA HOẠT ĐỘNG CHẤT LƯỢNG

 

          Chất lượng là mối quan tâm toàn tổ chức. Mọi người đều tham gia họat động chất lượng. Muốn cải tiến chất lượng, cần có sự hợp tác giữa mọi người, từ lãnh đạo đến quản lý đến nhân viên. Tất cả cùng tham gia vào các hoạt động tiếp thị, thiết kế, mua sắm, sản xuất, kiểm tra, bán hàng, hậu mãi.

          Kaizen được xem là một giải pháp chất lượng toàn diện vì đòi hỏi sự tham gia của mọi người, ở mọi bộ phận.

 

3.       CHẤT LƯỢNG CON NGƯỜI

 

          Kaizen quan tâm hàng đầu đến chất lượng con người, làm cho chất lượng gắn vào con người là điều cơ bản của kaizen. Ba phần cơ bản của một tổ chức là phần cứng, phần mềm và phần con người. Kaizen khởi đầu với phần con người, sau đó mới đến phần cứng và phần mềm.

          Con người có chất lượng là con người có ý thức về Kaizen. Con người được hướng dẫn để nhận thức vấn đề, sau đó được huấn luyện để giải quyết vấn đề. Khi vấn đề được giải quyết, kết quả được tiêu chuẩn hóa. Chu trình cải tiến được lập lại, giúp con người có tinh thần Kaizen.

 

4.       HUẤN LUYỆN

 

          Chất lượng bắt đầu bằng huấn luyện và kết thúc trong huấn luyện. Kaizen bắt đầu với nỗ lực huấn luyện nhân lực cả lãnh đạo, quản lý và nhân viên, nhằm gắn chất lượng vào con người. Huấn luyện bắt đầu từ nhận thức sau đó mở rộng sang chuyên môn tùy đối tượng và lĩnh vực hoạt động, như ở bảng sau

 

 

5. ĐỊNH HƯỚNG KHÁCH HÀNG

 

          Có hai định hướng khi sản xuất:

          - Định hướng nhà sản xuất.

          - Định hướng khách hàng.

          Định hướng nhà sản xuất là tổ chức sản xuất theo năng lực của nhà sản xuất, nhằm sản xuất theo thiết bị, phương tiên sẵn có, hay đáp ứng nhu cầu tăng mức sản xuất của mình, sau đó hy vọng khách hàng sẽ ưa thích sản phẩm của mình. Định hướng khách hàng là sản xuất theo yêu cầu khách hàng nhằm làm hài lòng khách hàng.

          Kaizen định hướng khách hàng, áp dụng xuyên suốt mọi giai đọan sản xuất và phân phối sản phẩm. Mọi hoạt động kaizen đều nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng, chứ không phải là nhà sản xuất. Kaizen định nghĩa khách hàng là ai, từ đó quyết định những đặc tính chất lượng sản phẩm cần có để thỏa nhu cầu khách hàng.

 

6. KHÁCH HÀNG TIẾP THEO

 

          Kaizen xem chất lượng được duy trì và cải tiến ngay trong quá trình sản xuất, với nhiều công đoạn.Kaoru Ishikawa có câu nói nổi tiếng Giai đọan sản xuất kế tiếp chính là khách hàng. Khách hàng không chỉ làkhách hàng bên ngoài, người tiêu dùng sản phẩm, mà còn là khách hàng bên trong, là những trạm sản xuất tiếp theo. Không chỉ khách hàng ngoài mà còn khách hàng bên trong cần được thỏa mãn. Trong quá trình sản xuất, mỗi trạm cần cam kết không chuyển bán phẩm kém chất lượng đến trạm kế.

 

7.       CHUẨN HÓA VÀ CẢI TIẾN

 

          Chuẩn hóa là một trụ cột quan trọng của Kaizen, sẽ không có cải tiến nếu không có tiêu chuẩn đặt ra. Chuẩn hóa là điểm xuất phát của cải tiến. Mọi người phải làm việc theo tiêu chuẩn. Mỗi tiêu chuẩn có những đặc điểm sau:

          - Thẩm quyền và trách nhiệm cá nhân.

          - Chuyển giao kinh nghiệm cá nhân cho thế hệ tiếp theo.

          - Chuyển giao kinh nghiệm, bí quyết cá nhân cho tổ chức.

          - Tích lũy kinh nghiệm trong nội bộ tổ chức.

          - Triển khai bí quyết từ nơi này sang nơi khác.

          - Kỷ luật.

          Để ổn định quá trình, chu trình chuẩn hóa SDCA được thực hiện, với các bước: Chuẩn hóa-Thực hiện-Kiểm tra-Hiệu chỉnh. Để cải tiến quá trình, Kazen dựa vào chu trình PDCA, với các bước: Hoạch định-Thực hiện-Kiểm tra-Hiệu chỉnh. Để ổn định sau cải tiến chu trình chuẩn hóa SDCA lại được thực hiện.

 

8.       DỮ KIỆN, THÔNG TIN VÀ CÔNG CỤ

 

          Để thực hiện cải tiến, Kaizen thường:

          - Thu thập dữ kiện, xử lí, và chuyển giao thông tin

          - Sử dụng các công cụ, các phương pháp thống kê.

          Kaizen giải quyết vấn đề một cách có hệ thống dựa trên dữ kiện và thống kê. Kaizen phân tích vấn đề qua số liệu hiện trạng. Thực hành Kaizen thường làm việc với các dữ kiện cùng các phương pháp thống kê, chứ không phải với linh cảm, trực giác. Giải quyết vấn đề bằng phương pháp thống kê đòi hỏi quay về hiện trạng nhiều lần, thu thập dữ kiện, xác định nguồn gốc vấn đề.

          Kaizen khuyến khích đi ngược lại quy trình sản xuất để tìm ra nguyên nhân của vấn đề. Tránh giải quyết vấn đề theo triệu chứng. Một phương pháp thường dùng là phương pháp 5 whys, đặt câu hỏi tại sao nhiều lần để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

          Cần lưu ý có những thứ không thể đo lường được. Khi có dữ kiện cần lưu ý có thể dữ kiện sai. Ngay khi có dữ kiện chính xác, không biết sử dụng cũng thành vô nghĩa. Khả năng thu thập và sử dụng dữ kiện nói lên sự thành công hay thất bại của một tổ chức.

          Khi có dữ kiện cần xử lýđể có thông tin có giá trị. Cần sử dụng và chia xẻ nguồn thông tin đến cho bộ phận thích hợp. Thu thập dữ kiện, xử lý, sử dụng và chia sẻ thông tin là một phần quan trọng của chương trình Kaizen.

 

9.       NHÓM CHẤT LƯỢNG

 

          Phổ biến các nhóm chất lượng, nhóm chất lượng đóng vai trò quan trọng trong cải tiến chất lượng, bao gồm nhóm dự án, nhóm quá trình, nhóm nhân viên, và nhóm tự quản. Mục đích, thành viên, cở nhóm và hình thức của các nhóm chất lượng như ở bảng sau.

 

 

 

REFERENCE

 

1.      Nguyễn Như Phong. Cải tiến chất lượng. NXBĐHQG. 2013. ISBN: 978-604-73-1554-3.

2.      Nguyễn Như Phong. Quản lý chất lượng. NXBĐHQG. 2009. ISBN: 978-604-73-1637-3.