GEMBA

Nguyá»…n NhÆ° Phong.

Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp.

Đại học Bách Khoa ĐHQG

 

1.       GEMBA LÀ GÌ ?

 

          Gemba là thuật ngữ Nhật chỉ nơi các hoạt động thực tế đang diễn ra. Trong sản xuất, Gemba chỉ nơi diễn ra các hoạt động mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng, với ba hoạt động chủ yếu là thiết kế, sản xuất và phân phối.

          Một Gemba tốt là một nơi biết khai thác tiềm năng của mình hữu hiệu nhất nhằm tạo ra nhiều giá trị gia tăng cho sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức theo hướng tăng dần sự thỏa mãn của khách hàng. Trong Gemba, những giá trị của sản phẩm làm thỏa mãn khách hàng sẽ có cơ hội gia tăng, những giá trị được gia tăng này sẽ giúp tổ chức phát triển.

 

2.       GEMBA VÀ QUẢN LÝ

 

          Gemba là nơi diễn ra các hoạt động cải tiến, cũng là nơi cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý. Quản lý cần duy trì chặt chẽ với thực tế diễn ra ở Gemba nhằm giải quyết kip thời mọi vấn đề nảy sinh. Không chỉ quản lý, các kỹ sư cũng thường làm việc ở xưởng để hiểu rõ những gì xảy ra ở xưởng, tỷ lệ kỹ sư làm việc ở xưởng thường rất cao so với làm việc ở văn phòng

          Ở các tổ chức phương tây, công đoàn thường kiểm soát Gemba, quản lý thường tránh tham gia vào các vấn đề của Gemba. Ở Nhật, có sự liên lạc chặt chẻ giữa quản lý và nhân viên. Nhân viên hiểu kỳ vọng của quản lý và trách nhiệm của họ trong quá trình cải tiến.

          Năm nguyên tắc quản lý Gemba bao gồm:

          - Trước hết hãy đến Gemba

          - Kiểm tra các đối tượng liên quan

          - Thực hiện ngay các giải pháp đối phó tạm thời

          - Tìm nguyên nhân sâu xa của vấn đề, biện pháp phòng ngừa

          - Tiêu chuẩn hóa biện pháp, tránh sai lầm lặp lại.

 

3.       KAIZEN GEMBA

 

          Tư duy Kaizen Gemba có tiếp cận tập trung vào Gemba. Quản lý Gemba có trách nhiệm về chất lượng, chi phí, thời gian, đưa ra các mục tiêu, và hỗ trợ Gemba thi  hành, đồng thời chịu  trách nhiệm kết quả thực hiện. Mặt khác, Gemba được tự do trong các họat động Kaizen.

          Tư duy Kaizen Gemba mang lại nhiều lợi ích. Đầu tiên với lượng thông tin thu thập trực tiếp từ Gemba, nhu cầu của Gemba xác định dễ dàng, và chính xác. Nhân viên trong Gemba luôn có thái độ tích cực tìm kiếm vấn đề cũng như các giải pháp để giải quyết vấn đề. Giảm thiểu các rào cản thay đổi, cải tiến. Đồng thời dễ dàng thực hiện việc liên tục điều chỉnh quá trình khi cần thiết.

          Để đạt được các mục tiêu chất lượng, chi phí, thời gian cần ba hoạt động:

          - Tiêu chuẩn hóa

          - 5S

          - 3M

 

a. Tiêu chuẩn hóa

 

          Trong công việc hàng ngày, cần quản lý hiệu quả các nguồn lá»±c nhÆ° vật tÆ°, máy móc, thiết bị, nhân lá»±c, tài lá»±c, …Để quản lý hiệu quả nguồn lá»±c, cần phải tiêu chuẩn hóa. Khi xuất hiện vấn đề bất thường, cần tìm nguyên nhân, xem xét tiêu chuẩn hiện hành, hay triển khai tiêu chuẩn má»›i, giải quyết vấn đề và phòng tránh vấn đề xuất hiện lại. Tiêu chuẩn là bá»™ phận không thể thiếu của Gemba, đồng thời là nền tảng của Kaizen.

          Tiêu chuẩn hóa trong Gemba chuyển các yêu cầu kỹ thuật, công nghệ thành các tiêu chuẩn vận hành hàng ngày cho nhân viên ở Gemba. Quá trình này không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi tinh thần tự giác duy trì của nhân viên và sự hoạch định rõ ràng của quản lý.

 

b. 5S

 

          5S được xem là công cụ quản gia tuyệt hảo của hệ thống sản xuất. 5S là ứng dụng Kaizen để cải tiến nơi làm việc sao cho gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ nhằm gia tăng tinh thần làm việc, giúp nhân viên làm việc hiệu quả, an toàn. 5S sẽ được trình bày sau.

 

c. 3M

 

          Người Nhật phòng tránh 3M ở nơi làm việc là:

          - Muda   : Lãng phí.

          - Mura    : Bất thường

          - Muri     : Quá sức

          Lãng phí được xem là những gì tiêu tốn nguồn lực nhưng không gia tăng giá trị. Ở Gemba có hai hoạt động, gia tăng giá trị và không gia tăng giá trị hay lãng phí. Lãng phí có mặt khắp nơi trong hệ thống sản xuất và nhiều hơn là chúng ta biết. Cần loại bỏ các hoạt động lãng phí.

          Womack & Jones chia hai loại lãng phí, Lãng phí loại 1 và Lãng phí loại 2. Lãng phí loại 1 là các hoạt động không gia tăng giá trị nhưng cần thiết để duy trì hệ thống. Các hoạt động không cần thiết cho khách hàng nhưng cần thiết cho nhà quản lý hay những người liên quan ngoại trừ khách hàng. Lãng phí loại 1 dễ thêm vào nhưng khó bỏ ra, cần luôn được phòng ngừa. Nên giảm lãng phí loại 1 qua sự đơn giản hóa. Lãng phí loại 2 là các hoạt động không những không gia tăng giá trị mà còn phá hủy giá trị. Lãng phí loại 2 có xu hướng phát triển do sự bất cẩn, vô ý và cần được ưu tiên loại bỏ.

          Loại bỏ lãng phí là phương tiện để đạt được trạng thái tinh gọn lý tưởng, tuy nhiên quá trình loại bỏ lãng phí là quá trình không có kết thúc. Theo Dan Jones loại bỏ lãng phí thực hiện bởi mọi nhân viên với nhận thức và các kỹ năng được trang bị cùng với Kaizen. Loại bỏ lãng phí được hỗ trợ bởi các phương pháp hay công cụ 5S, chuẩn hóa công việc, sơ đồ hóa quá trình, điều hòa nhu cầu. Theo Ohno, các nhà quản lý cần bỏ thời gian quan sát thực tế ở văn phòng, nhà kho, phân xưởng để có thể hiểu rõ mà  loại bỏ các lãng phí.

 

REFERENCE

 

1.      Nguyễn Như Phong. Cải tiến chất lượng. NXBĐHQG. 2013. ISBN: 978-604-73-1554-3.

2.      Nguyễn Như Phong. Quản lý chất lượng. NXBĐHQG. 2009. ISBN: 978-604-73-1637-3.