RESOURCE PLANNING ERP PURCHASING MANAGEMENT
| PURCHASING MANAGEMENT |
|
PURCHASING MANAGEMENT QUẢN LÝ MUA SẮM
Nguyễn Như Phong. Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp. Đại học Bách Khoa
1. MUA SẮM
Mọi doanh nghiệp không thể tự sản xuất mọi vật tư hay dịch vụ đầu vào, nhiều vật tư hay dịch vụ phải mua từ nhà cung cấp. Chức năng mua sắm thường tiêu tốn nhiều hơn các chức năng khác trong doanh nghiệp nên cần được quản lý để giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận trong kinh doanh.
Các chi tiết trong sản phẩm của doanh nghiệp có thể được sản xuất hiệu quả hơn bởi doanh nghiệp khác. Tùy ngành công nghiệp, vật tư mua sắm có thể chiếm từ 20% ỏ một số ngành công nghiệp đến 80% ở một số ngành công nghiệp khác. Mua sắm tạo cơ hội giảm thiểu chi phí từ đó gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Trong 1 doanh nghiệp, chức năng mua sắm được thực hiện bởi bộ phận mua sắm với các hoạt động:
Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa, bộ phận mua sắm thực hiện hợp đồng mua sắm qua các hoạt động mua sắm và theo dõi đảm bảo tiến độ cung ứng vật tư từ nhà cung cấp. Bộ phận mua sắm được hỗ trợ bởi các bộ phận kỹ thuật, chất lượng trong đánh giá các vật tư mua sắm.
Với 1 số doanh nghiệp dịch vụ có vật tư mua sắm không quan trọng, như dịch vụ pháp lý, vai trò của bộ phận mua sắm là không quan trọng. Tuy nhiên 1 số doanh nghiệp dịch vụ khác , như dịch vụ nhà hàng, có vật tư mua sắm chiếm tỉ trọng lớn trong doanh số, hay với các dịch vụ bán buôn và bán lẻ, bộ phận mua sắm có trách nhiệm về doanh số và lợi nhuận , bộ phận mua sắm đóng vai trò thiết yếu so với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp trong 1 chuỗi cung ứng có thể mở rộng bằng cách tích hợp ngược về phía đầu chuỗi cung ứng hay tích hợp thuận về phía cuối chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp tích hợp ngược khi mua lại nhà cung cấp thay vì mua sản phẩm của nhà cung cấp, chẳng hạn như trường hợp doanh nghiệp sản xuất tivi mua lại dây chuyền sản xuất đèn hình thay vì mua đèn hình để sản xuất tivi.
Tích hợp ngược giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, cải thiện chất lượng sản phẩm, giảm thiểu thời gian sản xuất. Chiến lược tích hợp ngược thường được sử dụng khi doanh nghiệp có thị phẩn lớn và có năng lực quản lý, điều hành hiệu quả hệ thống sản xuất sau khi tích hợp. Tuy nhiên có rủi ro cao trong các ngành công nghiệp có tốc độ biến đổi công nghệ cao. Để giảm thiểu rủi ro, một số doanh nghiệp chọn giải pháp dung hòa là hỗ trợ nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng về tài chính, kỹ thuật, công nghệ.
2. QUẢN LÝ MUA SẮM
a. Quản lý mua sắm
Quản lý mua sắm là quá trình quản lý các hoạt động mua sắm bao gồm:
Hoạch định mua sắm là quá trình chọn lựa nhà cung cấp, thiết lập các quy tắc căn bản, thương lượng hợp đồng với nhà cung cấp. Điều độ mua sắm là lên lịch cho nhà cung cấp. Hợp đồng cung cấp thường chuẩn bị trước lịch cung cấp một thời gian. Kiểm soát mua sắm phát và theo dõi các đơn mua theo lịch và các quy tắc đã thỏa thuận. Nếu có vấn đề khi mua sắm vật tư cần điều chỉnh kế hoạch vật tư hay lịch sản xuất. Hệ thống kiểm soát mua sắm thực hiện các công việc theo dõi thu mua từ khi bắt đầu đến khi phát đơn mua, phát đơn theo thứ tự ưu tiên, theo dõi đơn hàng từ khi phát đơn đến khi hàng về tồn trữ trong kho, kiểm tra theo hóa đơn nhà cung cấp. b. Mục tiêu mua sắm
Quản lý mua sắm quản lý chức năng mua sắm với sự xem xét các yếu tố về chi phí tồn kho và vận chuyển, mức độ sẳn sàng của nguồn cung ứng vật tư, hiệu quả cung ứng và năng lực nhà cung cấp.
Quản lý mua sắm hiệu quả nhằm các mục tiêu sau:
c. Định hướng mua sắm
Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp qua quản lý mua sắm với mục tiêu giảm thiểu chi phí, gia tăng mức phục vụ có các định hướng:
Định hướng phát triển cung ứng nhằm phát triển các nhà cung cấp mới và tin cậy, thường dùng cho doanh nghiệp có sản phẩm công nghệ cao, đa dạng theo yêu cầu khách hàng, hay sản phẩm đặc biệt có ít nhà cung cấp. Doanh nghiệp phải tìm kiếm nhà cung cấp, thương thảo thiết lập quan hệ đồng thời hỗ trợ gia tăng năng lực nhà cung cấp.
Định hướng ổn định cung ứng nhằm có được nguồn vật tư dài hạn, ổn định trong tương lai cho các vật tư quan trọng, đắt tiền hay biến động giá cả. Doanh nghiệp thường có xu hướng tích hợp ngược để giảm thiểu rủi ro về nguồn vật tư.
Định hướng quản lý vật tư tích hợp các chức năng mua sắm và lưu kho nhằm thực hiện hiệu quả các hoạt động mua sắm, di chuyển, tồn trữ vật tư, thường dùng trong các doanh nghiệp có chi phí vận chuyển và tồn kho đáng kể ở cả đầu vào và đầu ra của quá trình sản xuất.
d. Kỹ thuật mua sắm
Các kỹ thuật thường sử dụng trong quá trình mua sắm bao gồm:
Phân tích giá trị là sử dụng các kỹ thuật xác định các chức năng cần thiết của vật tư được mua sắm, thiết lập giá trị của các chức năng này, cung cấp chức năng với chi phí thấp nhất. Vật tư mua sắm thường xuyên được hoạch định sơ bộ và ước lượng nhu cầu trong tương lai làm nền tảng cho việc đặt hàng sơ bộ cho nhà cung cấp. Đặt hàng sơ bộ là phương tiện cung cấp thông tin hiệu quả cho nhà cung cấp về nhu cầu vật tư trong tương lai để nhà cung cấp chuẩn bị. Đơn hàng sơ bộ là cam kết dài hạn, nhưng được phát và theo dõi trong thời gian ngắn hạn. Lịch đặt hàng thường xuyên thay đổi, bộ phận mua sắm thường xuyên liên lạc với nhà cung cấp. Đơn hàng chưa giao là hợp đồng mua vật tư từ nhà cung cấp nhưng chưa vận chuyển.Vật tư chỉ được vận chuyển khi có văn bảng yêu cầu. Mua hàng không hóa đơn thực hiện với nhà cung cấp thân thuộc, biết rõ vật tư cần thiết cho sản phẩm của doanh nghiệp và cung ứng đầy đủ khi có yêu cầu.
Đặt hàng và chuyển tiền điện tử khi doanh nghiệp và nhà cung cấp trao đổi thông tin mua bán bằng hệ thống truyền dữ kiện điện tử EDI , giúp giảm thiểu công việc giấy tờ trong quá trình mua bán.
Mua ủy thác khi vật tư mua sắm của doanh nghiệp được tồn kho ỏ nhà cung cấp nhằm giảm chi phí tồn trữ cho doanh nghiệp. Mua ủy thác sử dụng khi nhà cung cấp tồn trữ cùng vật tư hay vật tư tương tự từ nhiều khách hàng.
Nhằm ổn định và cải tiến quá trình mua sắm, bộ phận mua sắm cần chuẩn hóa các quy trình, biễu mẫu liên quan của quá trình mua sắm.
3. HOẠCH ĐỊNH MUA SẮM
Lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp qua hoạt động mua sắm chỉ đạt được khi doanh nghiệp có quan hệ lâu dài, tương hỗ và hợp tác cùng phát triển với nhà cung cấp. Nhà cung cấp phải cam kết hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến sản phẩm gia tăng thị phần qua các ý tưởng về vật tư và công nghệ mới. Ngược lại doanh nghiệp phải thông báo cho nhà cung cấp những thay đổi về sản phẩm cũng như lịch sản xuất của mình.
Hoạch định mua sắm hoạch định quan hệ với nhà cung cấp được phát triển qua 3 giai đoạn:
Đánh giá nhà cung cấp bao gồm tìm ra các nhà cung cấp tiềm năng và xác định khả năng trở thành nhà cung cấp tốt cho doanh nghiệp. Đánh giá, chọn lựa nhà cung cấp là rất quan trọng. Với nhà cung cấp không đủ năng lực, mọi nỗ lực mua sắm đều không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Đánh giá nhà cung cấp được thực hiện bởi các tiêu chuẩn đánh giá và mức độ quan trọng hay trọng số của các tiêu chuẩn.
Các tiêu chuẩn và trọng số tiêu chuẩn phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp thường là:
Sau khi chọn lựa, doanh nghiệp xây dựng quan hệ với nhà cung cấp đã chọn. Xây dựng quan hệ với nhà cung cấp giúp nhà cung cấp biết được các yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật, kế hoạch cung ứng, cũng như phương thức thanh toán, chính sách mua sắm của doanh nghiệp. Xây dựng quan hệ với nhà cung cấp bao gồm cả các hỗ trợ về đào tạo, kỹ thuật, sản xuất cho nhà cung cấp, cũng như xay dựng hệ thống thông tin quan hệ giữa 2 bên.
Giá cả vật tư mua sắm được thương thảo theo 3 phương pháp cơ bản:
Phương pháp chi phí dựa vào chi phí sản xuất của nhà cung cấp dựa vào thời gian và vật tư sử dụng hay dựa vào chi phí cố định và chi phí biến thiên theo nhân công và vật tư sử dụng. Phương pháp thị trường xác định chi phí theo thị trường thường dùng với các vật tư chuẩn trên thị trường.
Phương pháp đấu giá sử dụng với các vật tư không chuẩn trên thị trường và nhà cung cấp không sẳn lòng thỏa thuận theo chi phí sản xuất của mình . Nhiều nhà cung cấp sẽ được chọn lựa để đấu giá cho vật tư cần mua sắm của doanh nghiệp. Phương pháp này mang lại hiệu quả chi phí cho doanh nghiệp nhưng không xây dựng được quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.
5. QUY TRÌNH MUA SẮM
Quy trình mua sắm trong một hệ thống ERP thường bao gồm các bước sau:
5. MUA SẮM TINH GỌN
Quá trình mua sắm kinh điển thường tốn nhiều thời gian tạo nhiều lãng phí. Dòng vật tư từ nhà cung cấp đến doanh nghiêp thường bị trì hoãn do nhiều hoạt động tiêp nhận, kiểm tra.
Mua sắm tinh gọn loại bỏ lãng phí bằng cách giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị trong quá trình mua sắm. Với nhà cung cấp tin cậy, bộ phận mua sắm không cần phải kiểm đếm vật tư khi tiếp nhận từ nhà cung cấp.
Mua sắm tinh gọn giảm thiểu tiến đến loại bỏ dòng vật tư vận chuyển đến nhà máy của doanh nghiệp bằng cách lựa chọn hay khuyến khích nhà cung cấp có điểm cung ứng cạnh nhà máy của doanh nghiệp. Mua sắm tinh gọn cũng giảm thiểu tiến đến loại bỏ tồn kho nguyên liệu ở doanh nghiệp. Nguyên liệu được cung ứng vừa đúng lúc cho hệ thống sản xuất. Cở lô được giảm thiểu dần từ cở lô kinh tế sang cở lô đơn vị bằng cách giảm chi phí đặt a.
Mua sắm tinh gọn cải tiến chất lượng và độ tin cậy của nhà cung cấp qua giảm thiểu số lượng nhà cung cấp đồng thời cam kết dài hạn với nhà cung cấp, từ đó tạo niềm tin và hiểu biết lẫn nhau nhằm cung ứng vật tư vừa đúng lúc và đảm bảo chất lượng.
Để mua sắm tinh gọn, bộ phận mua sắm phải thấu hiểu và giải quyết các quan tâm của nhà cung cấp bao gồm:
Một kỹ thuật thường dùng trong mua sắm tinh gọn là mua sắm vừa đúng lúc. Mua sắm vừa đúng lúc là phương pháp kiểm soát nhà cung cấp theo nguyên lý kéo. Nhà cung cấp xem lịch cung cấp để biết tốc độ nhu cầu và chuẩn bị vật tư. Hệ thống kéo sẽ lấy vật tư từ nhà cung cấp vừa đúng lúc khi có nhu cầu.
TLTK Nguyễn Như Phong. ERP. NXBĐHQG. 2013. ISBN: 978-604-73-1593-2.
|
